Privacyverklaring

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle klanten van Zermelo en op alle bezoekers van onze websites zermelo.nl en zportal.nl. Onder Zermelo wordt in deze privacyverklaring verstaan: Zermelo Software B.V. Op de websites van Zermelo worden persoonsgegevens verzameld. Wij respecteren de privacy van onze klanten en dragen er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verstrekt vertrouwelijk wordt behandeld. Om deze reden worden de door ons verzamelde persoonsgegevens zorgvuldig verwerkt en beveiligd.

Het gebruik van persoonsgegevens

Wij verwerken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden aangeleverd (bijvoorbeeld via het contact- en inschrijfformulier of het portal) of waarvan bij aanlevering duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken. Wij zullen uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden gebruiken, tenzij u daar vooraf uitdrukkelijke toestemming voor heeft gegeven of wanneer wij dit op grond van de wet mogen of moeten doen. Uw persoonsgegevens worden vewerkt in overeenstemming met de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming hieraan stelt.

Doeleinden van de gegevensverwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • het verlenen van toegang tot onze websites: zermelo.nl en zportal.nl;
  • om de school toegang te verlenen tot onze portals (die onder zportal.nl vallen);
  • om u de mogelijkheid te bieden u in te schrijven voor de door ons aangeboden cursussen of activiteiten;
  • het uitvoeren en afwikkelen van overeenkomsten en het beheren van daaruit voortvloeiende relaties;
  • het bijhouden van contact met u;
  • om aan uw verzoek te voldoen of uw vraag te beantwoorden;
  • voor het behandelen van klachten;
  • het uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoeken;
  • het voeren en bijhouden van licentieadministratie;
  • het versturen van facturen;
  • het versturen van ons 3 jaarlijkse blad “roostermakers”;
  • om te kunnen voldoen aan wettelijke bepalingen.

Cookies

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw computer worden opgeslagen wanneer u bepaalde websites bezoekt. Zermelo maakt enkel gebruik van functionele cookies om de websites gebruikersvriendelijker te maken door een zoekfunctie aan te bieden en om de beveiliging van de websites te garanderen. Hierbij wordt enkel uw IP-adres opgeslagen.

Categorieën persoonsgegevens 

Wij gebruiken de volgende gegevens voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden:

  • Uw NAW-gegevens;
  • Uw e-mailadres;
  • Uw telefoonnummer;
  • Uw IP-adres;
  • Eventuele dieetwensen;
  • Eventuele andere persoonsgegevens die door u worden ingevuld bij een bericht of inschrijving.

Bewaartermijnen 

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk om de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden te bereiken. Sommige gegevens moeten op grond van een wettelijke verplichting langer bewaard worden. Zermelo hanteert in die gevallen de wettelijke termijn. Bij het verstrijken van de bewaartermijn worden de gegevens verwijderd en zijn dan niet meer toegankelijk. De gegevens zijn nog maximaal 90 dagen aanwezig in back-ups.

Vertrouwelijkheid en verstrekking aan derde partijen 

Wij gaan vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om. De persoonsgegevens die wij via onze websites verzamelen, verstrekken wij niet aan derde partijen zonder uw voorafgaande uitdrukkelijke toestemming voor directe marketing doeleinden van deze partijen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst of wij dit op basis van de wet mogen of moeten. Zo besteden wij sommige werkzaamheden uit, omdat soms specialistische kennis van derden beter is of omdat het bij Zermelo ontbreekt aan bepaalde kennis. Het kan dan voorkomen dat klantgegevens gedeeld worden met derden. Wij sluiten met die partijen strikte contracten waarin duidelijk wordt vermeld welke persoonsgegevens gedeeld worden en waarom.

Wij stellen duidelijke eisen aan de verstrekking van gegevens aan derden en zorgen ervoor dat deze gegevens uitsluitend voor het afgesproken doel worden gebruikt. Daarnaast zorgen wij ervoor dat deze derden de gegevens beschermen en vernietigen zodra de gegevens niet nodig meer zijn. Tot slot is Zermelo in sommige gevallen wettelijk verplicht om bepaalde gegevens ter verstrekken aan bijvoorbeeld politie, justitie of de belastingdienst.

Websites van derden 

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze websites zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u dan ook aan om de privacyverklaringen van deze websites te lezen voordat u van deze websites gebruik gaat maken.

Beveiliging van uw persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om misbruik van, en ongeautoriseerde toegang tot, uw persoonsgegevens te beperken.

Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot uw persoonsgegevens afgeschermd met een gebruikersnaam en wachtwoord en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. Tevens nemen wij fysieke maatregelen zoals sloten en kluizen voor toegangsbescherming van de systemen waarin persoonsgegevens opslagen zijn. Daarnaast maken wij gebruik van het Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA ten behoeve van de veilige overdracht van uw gegevens en communicatie.

Uw rechten

Indien u aan ons persoonsgegevens heeft verstrekt, heeft u de volgende rechten:

  • Recht op inzage in uw persoonsgegevens: u heeft het recht om een overzicht te krijgen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
  • Recht op correctie van uw persoonsgegevens: indien wij onjuiste of onvolledige persoonsgegevens van u verwerken heeft u het recht op verbetering of aanvulling van de betreffende persoonsgegevens.
  • Recht op beperking van het verwerken van uw persoonsgegevens en recht op bezwaar: in sommige gevallen kunt u verzoeken om het verwerken van uw persoonsgegevens (al dan niet tijdelijk) te beperken of bezwaar te maken tegen deze verwerking, bijvoorbeeld als u de juistheid van de persoonsgegevens in twijfel trekt of als u van mening bent dat de verwerking onrechtmatig is.
  • Recht op verwijdering van uw persoonsgegevens: in sommige gevallen heeft u recht op het verwijderen van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld als de persoonsgegevens niet langer nodig zijn of u van mening bent dat de verwerking onrechtmatig is.
  • Recht op dataportabiliteit: op uw verzoek, helpen wij u met het verhuizen van uw persoonsgegevens naar een andere roostermaker.

Een verzoek tot uitoefening van uw rechten kunt u indienen door contact op te nemen met onze Functionaris Gegevensbescherming. Hoe u contact op kunt nemen met onze Functionaris Gegevensbescherming, vindt u onder het kopje ‘Contact’.

Indien u een verzoek tot uitoefening van een van deze rechten indient, verzoeken wij u alvast een kopie van uw identiteitsbewijs bij te voegen. Hierbij vragen we u om BSN en pasfoto af te scherm om zo de kans op identiteitsfraude te beperken.
Over het algemeen doen wij er alles aan om binnen 30 dagen aan uw verzoek te voldoen. Deze tijdslimiet kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke rechten van betrokkenen of de complexiteit van het verzoek.

Contact

Zermelo heeft een Privacy Officer aangesteld. Bij deze persoon kunt u naast de uitoefening van uw rechten ook terecht voor vragen, opmerkingen of klachten over uw privacy. U kunt onze Privacy Officer bereiken via privacy@zermelo.nl.

Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de privacywetgeving heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens met betrekking tot onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen zullen op onze websites worden gepubliceerd. Het verdient dan ook aanbeveling om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 23-08-2018.